Informations relatives à la protection de vos données à caractère personnel

Nous accordons la plus grande importance à la confidentialité de vos données à caractère personnel. La présente Information relative à la Protection des Données à caractère Personnel explique quelles sont les données que nous collectons à votre sujet et la manière dont nous les utilisons, ainsi que les droits dont vous disposez. Nous nous engageons à mettre en œuvre tous les moyens adéquats pour préserver la confidentialité et l’intégrité de vos données à caractère personnel.

1. Responsable du traitement

La S.N.H.B.M. a la qualité de responsable du traitement, au sens de la réglementation européenne en matière de protection des données à caractère personnel, de sorte qu’elle est la personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.

Coordonnées :

Société Nationale des Habitations à Bon Marché

2b, rue Kalchesbruck

L-1852 Luxembourg

Courriel: privacy@snhbm.lu

2. Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons ?

Dans le cadre :

• de tous travaux d’urbanisation et d’aménagement,
• de toutes opérations immobilières en relation avec la conception, la promotion et toute activité de gestion d’immeubles,
• des relations avec nos fournisseurs et prestataires de services ainsi que
• de notre processus de recrutement,

nous sommes susceptibles de traiter les données suivantes :

• Données d’identification : nom, prénom, sexe, état civil, date de naissance, lieu de naissance, nationalité, etc. ;
• Données de contact: adresse privée, adresse électronique, domicile légal, numéro de téléphone (portable), etc. ;
• Données d’ordre économique et financière : numéro de compte bancaire, certaines données financières et/ou patrimoniales (ex. fiche de paie), etc.
• Autres données en fonction de votre relation avec nous: numéro de sécurité sociale, profession, état civil, situation du ménage, données relatives à votre situation personnelle et professionnelle, votre signature, votre CV, données contenues dans les documents joints aux dossiers de soumission, votre qualité d’agir, etc. ;
• Toute autre information que vous nous fourniriez spontanément.

Dans certains cas, nous pouvons également être amenés à traiter certaines données sensibles, bénéficiant d’une protection particulière, telles que l’extrait du casier judiciaire ou l’état de santé dans le cadre des demandes de logements adaptés pour les besoins des personnes à mobilité réduite. Nous traitons ces données avec un soin tout particulier.

Dans certaines hypothèses, nous sommes amenés à utiliser des données à caractère personnel relatives à d’autres personnes que vous, par exemple :

• vos employés,
• vos personnes de contact renseignées,
• votre partenaire,
• vos enfants ;
• vos parents ;
• vos représentants légaux ;
• toute autre personne habitant dans votre ménage.

Si vous nous communiquez de telles données, vous vous engagez à en informer les personnes concernées.

Des catégories de données supplémentaires peuvent être collectées si les circonstances et les bases légales le justifient. En tout état de cause, la SNHBM veille à ce que seules les données à caractère personnel adéquates et pertinentes soient collectées et traitées au regard de ce qui est nécessaire et indispensable à la poursuite des finalités déclarées et ceci conformément au règlement n°2016/679 de l’UE, dit RGPD.

Sources des données :

• De vous-même ;
• De votre partenaire, de vos enfants, de vos parents, etc. ;
• De votre employeur ;
• D’autres sources externes :
  • Pour supporter la simplification administrative, la Société a accès au Registre national des personnes physiques (RNPP) dans le cadre de la vente et du suivi de la vente ainsi que de la location ;
  • Autres sources publiques.

3. Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

3.1. A quelles fins utilisons-nous les données à caractère personnel ?

Nous utilisons vos données à caractère personnel en vue d’exercer notre activité dans le cadre des hypothèses suivantes :

3.1.1. La vente et la location

Les données à caractère personnel collectées et traitées dans le cadre de la vente et de la location ont pour finalités de nous permettre de :

• constituer, analyser, gérer et suivre votre demande de logement ;
• vous contacter et de vous informer de nos nouveaux projets susceptibles de vous intéresser dans le contexte de votre démarche auprès de la SNHBM ;
• établir et signer l’offre, l’acte de vente ou le contrat de location;
• veiller au respect du contrat et de l’exécuter, ce qui inclut notamment :
  • le volet administratif et financier du contrat ;
  • le droit de préemption et d’emphytéose ;
  • la gestion des réclamations ;
  • l’obligation d’habiter le logement de manière personnelle, effective, permanente et principale ;
  • le service après-vente ;
  • la gestion des mandats de syndic (seulement si applicable – cf. point 3.1.2.) ;
  • les travaux de modernisation, de rénovation, d’adaptation, etc. ;
  • les sinistres, les interventions et les secours ;
  • la vérification du respect des obligations contractuelles ;
  • etc.

3.1.2. Le Syndic

Les données à caractère personnel collectées et traitées dans le cadre des travaux du syndic ont pour finalités de nous permettre de :

• gérer les biens immobiliers ;
• exécuter les rôles, missions et responsabilités du syndic de copropriété, ce qui inclut notamment :
  • la préparation et l’exécution des Assemblées Générales ;
  • l’élaboration des budgets et des décomptes ;
  • le suivi des contrats de maintenance, le contrôle et la visite des immeubles ;
  • la garantie du respect des règlements de copropriété ;

3.1.3. Relations avec vos fournisseurs et prestataires :

Les données à caractère personnel collectées et traitées dans le cadre de nos relations avec les fournisseurs et prestataires ont pour finalités de nous permettre de :

• communiquer avec les différents soumissionnaires ;
• évaluer les offres des soumissionnaires ;
• sélectionner les fournisseurs appropriés ;
• conclure, gérer et exécuter les contrats

3.1.4. Le processus de recrutement

Les données à caractère personnel collectées et traitées dans le cadre du processus de recrutement ont pour finalité de nous permettre:

• d’instruire, de gérer, de procéder au suivi administratif et à l’analyse de votre dossier de candidature et, le cas échéant
• de conclure, de gérer, de procéder au suivi administratif et financier ainsi qu’à l’exécution du contrat de travail conformément au droit du travail.

3.2. Sur la base de quel fondement juridique utilisons-nous les données à caractère personnel ?

3.2.1 En vue de respecter nos obligations légales

Nous pourrons utiliser vos données à caractère personnel en vue de respecter nos obligations légales, notamment en matière de :

• nos obligations comptables;
• prévention du blanchiment et du financement du terrorisme.

3.2.2. Sur base de notre intérêt légitime

Sur la base de notre intérêt légitime, nous pourrons notamment traiter vos informations afin de :

• gérer les données des acquéreurs, locataires et disposer d’une vision globale des demandeurs ainsi que des personnes intéressées ;
• prévenir les abus, fraudes et infractions ;
• protéger les biens de l’entreprise ;
• assurer la sécurité des biens et des personnes, ainsi que des réseaux et systèmes informatiques de l’entreprise ;
• contrôler la régularité des opérations ;
• constater, exercer, défendre et préserver les droits de l’entreprise ou des personnes qu’elle représente éventuellement, par exemple lors de litiges ;
• constituer des preuves.

3.2.3. Consentement

Finalement, vos données à caractère personnel peuvent également être utilisées suite à votre consentement.

• Utilisons-nous vos données à caractère personnel pour prendre des décisions automatisées ?

Nous n’utilisons pas vos données à des fins de profilage ou en vue de prendre des décisions automatisées.

4. Pourquoi est-il nécessaire de nous fournir vos données à caractère personnel ?

Si vous refusez de nous fournir les données demandées dans le cadre de certains services, nous pourrions nous trouver dans l’impossibilité d’exercer notre activité et ainsi de pouvoir donner suite à vos demandes.

5. Où et comment transférons-nous vos données à caractère personnel ?

5.1. Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles transférées ?

Afin de protéger votre vie privée, les personnes qui sont autorisées à accéder à vos données sont déterminées avec précision en fonction de leurs tâches. Ainsi, lorsque cela est faisable d’un point de vue technique et organisationnel, seul les personnes ayant un intérêt légitime sont amenées à traiter vos données à caractère personnel, conformément au principe de proportionnalité et du meilleur effort.

En aucun cas nous ne vendrons vos données à caractère personnel à des tiers. En vue de la réalisation des finalités détaillées ci-avant, nous sommes toutefois amenés à communiquer certaines informations à des tiers, comme par exemple :

• afin de respecter nos obligations légales et règlementaires, vos données pourront être transmises aux autorités ;
• en cas de contentieux, vos données pourront être transmises à nos avocats et utilisées pour défendre notre cause en justice ;
• en cas d’inscription d’une hypothèque ;
• et dans d’autres cas : aux communes, notaires, entreprises / fournisseurs, administrations et agences pour l’obtention des subsides, bonifications et primes, aux sous-traitants (réviseur d’entreprises, consultants, prestataires informatiques, etc.), etc.

5.2. Où transférons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous sommes susceptibles de transférer certaines données à caractère personnel vers des États, territoires ou organisations situés en dehors de l’Espace Économique Européen (« EEE »), selon les modalités suivantes :

• Le transfert peut viser notamment des logiciels ou licences informatiques.
• Lorsque ce pays tiers n’est pas reconnu comme assurant un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel par la Commission européenne, le transfert de vos données ne sera réalisé que moyennant des garanties appropriées et adaptées, en conformité avec le droit applicable.

6. Combien de temps vos données à caractère personnel seront-elles conservées ?

Nous conserverons vos données aussi longtemps que :

• cela est nécessaire pour la réalisation des finalités détaillées ci-avant ;
• une obligation légale impose une telle conservation (par exemple, la conservation des documents comptables) ;
• les délais de prescription applicables ne seront pas écoulés, en vue de nous assurer que nous disposons des informations nécessaires pour nous protéger de toute action judiciaire ;

7. Quels sont vos droits?

En tant que personne concernée, vous disposez des droits suivants :

• Droit à l’information
• Droit d’accès
• Droit à la rectification
• Droit à l’effacement
• Droit à la limitation du traitement
• Droit d’opposition
• Droit à la portabilité
• Droit de retrait du consentement
• Droit d’introduire une réclamation auprès de la

Commission Nationale pour la Protection des Données

15, Boulevard du Jazz

L-4370 Belvaux

Tél. : (+352) 26 10 60 -1

www.cnpd.public.lu/fr/support/contact.html

Ces droits sont applicables dans les conditions afférentes et sous réserve des exceptions et dérogations prévues.

Dernière mise à jour décembre 2021.